技術專欄
您聽過 RPA 機器人流程自動化嗎？RPA 是什麼意思、可以應用在哪些地方？想瞭解機器人流程自動化的優勢、應用範圍及實例，那就不要錯過本篇，幫您一次詳細整理、說明 RPA 機器人流程自動化是什麼。
RPA 是什麼意思？其實它取自 Robotic Process Automation 的縮寫，是指透過軟體技術的應用，達到自動協助辦公室工作者完成日常工作的解決方案。只要透過自動化流程及規範的設定，即可讓 RPA 機器人模擬人在電腦上進行各種不同系統的行為，以協助完成產值較低的工作。
然而，為什麼企業需要使用 RPA？首先，我們先來捫心自問，自己是否有過這樣的情形：每當不斷重複做相同的作業流程時，不僅容易感到乏味疲憊，且亦可能因為大意而在簡單的地方出錯，甚至覺得很花費自己的時間？這時若有 RPA 機器人，即可幫您解決這些問題，並為您帶來以下 4 大優勢：
相較於傳統人力，RPA 機器人不受外在因素影響，僅專注於工作項目的執行，且持續性高，因此可快速完成所交付的工作。
傳統人力可能會因長時間工作造成精神不濟，或其它疏失導致作業出錯，但 RPA 機器人不僅沒有情緒起伏，且只要設定完整，就可達到工作準確度高，還擁有完整作業軌跡之紀錄，不僅減少錯誤、提升作業品質，若有需要時，也能讓作業過程有跡可循，以供改善、管理。
RPA 機器人不僅可達到接手產值較低的工作，讓人力轉而專心執行更具效益的工作內容之目的，也具有投入成本較低、回收利益較高，且可彈性擴展的特性，可協助提升企業整體的投資報酬率。
RPA 機器人可不受疾病、疫情或其它天災人禍等外界帶來的不確定因素所影響，只要擁有 RPA 軟體技術，即可不受空間限制，讓企業在疫情時代也能持續運作不停擺。
RPA 流程自動化機器人（Robotic Process Automation）的核心目標，在於「作為內部資訊系統間的橋樑」。企業在現今經營環境中，必然少不了透過各種外、內部資訊系統來進行日常營運；例如企業內部的進銷存、人資、客服系統，以及企業外部公開的商務網站或雲端服務等。
而每套系統乃是依照其不同功能，而擁有並處理不同的資料內容。當系統間的資料需要串連時，就需要有負責的人員處理其中的傳輸、運算等作業。此時，同仁所扮演的角色，就類似這些系統間的橋樑，協助完成系統彼此之間的資料溝通工作。而通常這類工作可能會具有以下特性：
透過固定、不常變動的方式或公式，進行系統間資料流的串連作業。例如邁達特的【財會部門】為了定義協力廠商的授信等級，需要定期透過財政部公開網站查詢廠商的資本額等資料。此項工作流程的基本規則就是：(1.) 打開財政部網站 (2.) 輸入欲查詢的廠商統一編號並點選查詢 (3.) 在查詢結果出現後將所需資訊回填到 Excel。(4.) 最後，執行完畢後再將 Excel 檔案透過 email 提供給相關人員。
上述這類的流程就是具備清晰操作規則的，它的執行步驟內容是明確且無需做額外判斷的過程。
以固定的時間點和頻率執行，並透過縮短頻率間隔，減少系統間的資訊落差。例如：邁達特的【人資部門】需要定期提供員工的到班打卡紀錄給各個部門的主管，藉以掌握部門同仁的出缺勤情況。導入 RPA 自動執行此作業後，我們將報表更新的頻率從週報縮短到每日報表，讓內部主管更即時了解部門同仁前一天的打卡情況，並進行適當的處理程序。
處理作業所消耗的時間，會隨著資料與系統數量的增加而持續上升。邁達特的【客服部門】需要每日將客服系統中有異動的資料同步在 ERP 系統中做更新，而隨著客戶的需求持續增加，也讓客服同仁執行此項作業的費時同步上升。在轉由 RPA 執行後，客服人員便不用因為服務需求的增加，而佔用更大量的人力在此一作業流程。
企業日常營運中的許多工作雖然不可或缺，然而，這些工作類似一部機器中的螺絲元件一樣，操作同仁的工作績效不容易在組織中嶄露頭角，進而對同仁的向心力和積極度等層面產生負面影響，長久下來自然也不利於企業的組織發展。
基於以上的作業特性，以及企業與同仁自身希望能讓寶貴的人力和人才資源，應用在更有績效產值的工作目標，採用 RPA 方案來使企業員工訓練自己專屬的數位小幫手，以協助處理分擔日常工作，就成為絕佳方案了。
下文圖（一）就呈現了員工如何指揮流程機器人，來完成既有系統間資料流交換的日常作業。在過往沒有流程機器人的協助時，企業內部的作業同仁只能透過自己的雙手完成系統間資料交換處理的工作。而在加入流程機器人共同協作後，同仁可以將適合交付給機器人執行的工作交付出去，自身僅需花費少許的時間，進行後續檢查與確認，大幅減少了花費在既有工作的執行時間。
這對企業或同仁本身都是相當有利的，因為省下的時間可以讓企業與同仁自身聚焦在更有產值、價值的工作項目上。產值提升使企業獲利也提升了，自然也會實質回饋在同仁的薪資福利中，開啟了組織跟員工互動進入正向循環的途徑。
圖（一）人機協作串連資訊系統的資訊流
企業導入 RPA 方案所欲發展的類似圖（一）之人機協作環境，在邁達特實踐的架構即如圖（二）所示。透過 RPA 串接的系統包含了 ERP、HR、客服、雲端出帳系統、外部資訊所需連接之網站以及個人 Office 工具（Outlook、Excel、Word 等），幾乎已完整涵蓋了邁達特各個功能單位（產、銷、人、發、財、資）企業六管同仁們日常操作所及的數位系統與工具，且深植整合到各類不同的營運流程之中。在這樣的流程作業架構下，可以看到 RPA 機器人運行已經成為邁達特日常不可或缺的機制，RPA 機器人也自然而然地逐漸融入，成為內部的虛擬員工。
圖（二）以 RPA 作為 Hub 扮演資料交換的橋樑
那麼，RPA 可應用在哪些領域或事項上？基本上，若該工作事項擁有以下特性，就建議可以藉由 RPA 來協助完成。
需高頻率更新、反覆執行
有明確的 SOP 流程規則
需快速完成且具高準確性
且其運作流程簡易明瞭，只需將實際的工作流程設定好 ➜ 人工確認前端資訊正確 ➜ 交由 RPA 執行，即可迅速且正確地將工作處理完成。
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下面我們以 2 類型應用實例來說明，讓您更加瞭解應用 RPA 對於企業所帶來的效益。
協助業務查詢並彙整各產品品項的價格等資訊，是業務助理的日常工作之一，然而此工作流程單純，且在業務急需時也必須快、狠、準地提供，因此是非常符合 RPA 機器人適用範圍的工作。
只要將明確的操作程序設定好，且由業務助理確認過產品品項，後續的查詢及彙整即可交給 RPA 機器人，不僅能縮短人工作業時間，也能減少錯誤，讓業務可即時收到正確的內容資訊，提升事務協作的品質。
傳統的人力招募流程從履歷挑選、安排面試到後續的確認入職、資料發送等程序不僅耗時長，且有大量重複且乏味的作業流程，容易削弱同仁工作熱情，甚至人為挑選履歷也會受主觀意識影響，而長時間的等待也會影響應聘者的意願。
但若加入 RPA 協助發送面試通知、結果，甚至搭配機器學習自動化（AutoML）等數位工具來進行選才作業，不僅可大幅縮短招募流程的作業時間，甚至可將個人主觀偏見影響最小化，讓企業快速把握所需人才。
在現今的時代，人人都提倡自動化與數位轉型，而 RPA 就是企業邁向數位化的第一步，讓我們從改善工作效率開始，讓 RPA 為您的企業優化作業品質，進而提升投資報酬率，成為領先傳統、跨足未來趨勢的一員。
以下推薦 2 款市場主流的 RPA 工具：UiPath 和 Power Automate。它們已對全球無數企業與部門，帶來絕佳的產能效率和品質。
UiPath 是全球知名的 RPA 解決方案，已連續多年蟬聯 Gartner 魔力象限 RPA 領導品牌。以下是關於 UiPath 的主要特色與優勢：
UiPath 專注於 RPA 應用技術的發展與深耕；具備最完整的產品功能與全球的應用系統生態系。
UiPath 可針對流程複雜度與使用者背景，提供不同的開發設定介面。
UiPath 同時支援傳統地端環境與雲端應用佈署架構。
UiPath 提供系統間串聯的廣泛相容度，與上線後的運作高穩定性。
目前，UiPath 已在國內各個不同產業的指標企業導入使用，並獲得持續長期訂閱的正面回饋。
線上學習與社群資源豐富，提供使用者快速入手的多重管道。
原廠提供在地支援能量，服務與技術支援看得到。
另一款 RPA 工具 Power Automate ，則是微軟（Microsoft）低代碼工具平台（Power Platform）的關鍵成員，也是 Gartner 魔力象限 RPA 領導品牌之一。Power Automate 著重於替使用者簡化重複性作業和繁瑣流程，為員工提升工作效率，同時降低企業成本。Power Automate 是微軟協助企業員工事半功倍、創造自我價值的關鍵工具，具備以下特色與優勢：
M365 / D365 內含基本功能，可降低企業的持有成本，並提高投資報酬率。
透過組合 Power Platform 相關工具的協作，Power Automate 幾乎可完整涵蓋企業員工日常所有作業數位化所需。
Power Automate 高度整合與支援微軟應用方案，且提供百種以上的模板，可快速上線啟用。
Power Automate 擁有低代碼設計介面，使用者無須太多程式開發經驗，就可以操作 Power Automate 。
Power Automate 也擁有豐富的線上學習資源，提供使用者輕鬆學習。
RPA 技術適合所有想要提升生產力、數位轉型的企業，包含金融服務、醫療保健、製造業、政府機關、零售業等。許多企業已在財務、IT 與資安、人力資源、法務、客服、營運等部門導入 RPA。
邁達特同時作為全球 RPA 領導品牌 – UiPath 與 Microsoft 微軟台灣區指定導入廠商，致力透過自身累積的豐富導入經驗，協助客戶針對實際工作環境的作業流程，完成 RPA 解決方案前中後期的建置，包含：從初期的流程評估 & 篩選，再進入導入階段的自動化開發、設計，以及種子人員的教育培訓與日常維運計畫，接續規劃發展第二條曲線的擴張與推廣。
如欲更進一步了解 RPA 解決方案，歡迎與我們聯繫。我們長年代理數十個全球知名硬軟體品牌，擁有專精於系統整合和雲地串聯的技術團隊。針對 UiPath 與 Microsoft 的 RPA 解決方案，我們都能提供完善的顧問服務，與您一起在企業數位轉型的道路上並肩前行！【立即聯絡】MetaAge 邁達特。
延伸閱讀：
UiPath RPA 機器人流程自動化 解決方案 | MetaAge 邁達特
善用 Microsoft Power Automate，打造企業專屬 Low Code 工具 | MetaAge 邁達特
IPA、APA 智慧流程自動化，AI 賦能讓流程自動化機器人再進化 | MetaAge 邁達特
